Comment organiser et gérer le suivi d’une formation en entreprise?
Avant la formation
1.Évaluez les besoins de vos équipes
Avant de commencer, un petit brainstorming s’impose:
Quels sont les besoins en formation linguistique dans l’entreprise?
Quelles sont les langues utiles au quotidien au travail?
Quels sont les défis en matière de communication?
Quel est l’écart entre les besoins/ les objectifs et le niveau des collaborateurs?
La formation est-elle urgente ou à organiser sur le moyen/long terme?
Qui sont les collaborateurs à qui s’adressera la formation?
Cette première étape permet aussi de définir le profil des collaborateurs concernés par les formations.
- Combien sont-ils?
- Quel est leur niveau approximatif? leurs besoins? (l’école se chargera de tester leur niveau plus précisément plus tard)
- Peuvent-ils suivre la même formation?
Faites un plan de formation. Cela vous aidera à y voir plus clair. Voici un exemple de ce que vous pouvez faire:
| Stratégie de l’entreprise | Type de formations | Formation | Objectifs | Durée de la formation | Budget | Collaborateurs concernés |
|---|---|---|---|---|---|---|
| … | … | … | … | … | … | … |
2.Définissez les objectifs
La première chose est de définir des objectifs. Utiliser les objectifs SMART vous permettra de vous poser les bonnes questions.
S – des objectifs spécifiques
Réfléchissez à ce dont vos collaborateurs ont besoin. Si vous pensez à organiser des cours d’anglais, vérifiez d’abord dans quels contextes l’anglais est utile dans votre entreprise.
M – des objectifs mesurables
Il n’est pas très difficile de mesurer les progrès d’une formation linguistique. Un test de langue standard suffira. Vous pouvez aussi suivre la participation de vos collaborateurs aux formations.
A – des objectifs atteignables
Bilingues en 3 semaines? C’est impossible. Apprendre une langue prend du temps. Fixer des objectifs trop ambitieux amène souvent à la démotivation, au découragement et, malheureusement, à l’abandon.
R – des objectifs réalistes
Si vos employés sont déjà au travail tous les jours jusqu’à 20h, il est illusoire de programmer 5 heures de formations par semaine. Mieux vaut ne pas voir trop grand au risque ici encore de décourager les apprenants.
T – des objectifs temporels
Pensez au temps que l’organisation de la formation et la formation en elle-même prendront. Tenez en compte aussi le travail à effectuer entre deux sessions de formation.
3.Définissez le budget
Il faut également définir le budget disponible pour ce type de formation. Est-ce un budget par employé? Un budget global? Vous trouverez peu de formations de qualité à moins de 42€/h. Votre budget est-il réaliste?
4.Structurez la formation
Après avoir choisi votre partenaire en formation linguistique, il est essentiel de structurer la formation et d’arrêter les points suivants:
- cours de groupe ou cours particuliers
- nombre de participants par groupe
- régularité des cours (extensifs vs intensifs)
- en ligne ou en présentiel
Le centre de formation que vous aurez choisi vous aidera dans cette étape. Écouter leurs expériences vous permettra probablement de ne pas tomber dans des pièges qui rendront vos formations linguistiques peu efficaces et peu motivantes pour vos employés. A ce sujet, vous pouvez aussi lire notre do et nos don’ts sur le sujet.
5.Organisez la formation
Vous voici à l’étape finale : vous êtes prêts à entrer dans le vif du sujet. Il ne vous reste plus qu’à contacter vos collaborateurs et à planifier les premières séances!
L’école de langues que vous aurez choisie vous aidera dans la constitution des groupes en fonction de tests de niveau (obligatoire si vous voulez éviter des soucis par la suite), le planning, et la mise en route des premières sessions.
Quelques points à retenir avant de commencer:
- Donnez une deadline à vos collaborateurs pour s’inscrire à la formation
- Prenez en compte les agendas de chacun
- Mettez la formation en route à un moment propice (éviter les veilles de vacances, par exemple)
- Evitez les groupes hétérogènes et essayez de respecter un maximum les niveaux de chacun. Découvrez-en plus sur cette page : les niveaux de langues
Pendant la formation
Si la formation est courte, comme par exemple dans le cas d’un cours intensif de quelques jours, le suivi sera rapide et une évaluation peut être faite en fin de module.
Dans le cas d’une formation de longue durée (pensons par exemple à 2h d’anglais par semaine pendant 3 mois), il est essentiel d’assurer un suivi des participants et du professeur en collaboration avec l’école.
Le temps et la difficulté de concilier une formation professionnelle avec son travail et sa vie privée peut amener une démotivation progressive ou même un abandon. Il est donc primordial de s’assurer que le planning défini au départ convient toujours, que les objectifs sont toujours d’actualité, qu’ils sont bien compris par le professeur et que le participant est toujours régulier dans sa participation au cours.
La plupart des écoles ont une plateforme en ligne qui vous permettra de gérer ces points facilement.
Après la formation
Demandez au centre de formation partenaire de délivrer un certificat de niveau à chacun des participants. Cela vous permettra de garder une trace de leur évolution pour de prochaines formations.
Enfin, le temps du bilan est venu. Avant de vous lancer dans d’autres formations, faites-le point!
- Analysez la formation : taux de présence, résultat au test avant et après, évolution du niveau linguistique, etc.
- Envoyez un formulaire de satisfaction aux participants pour évaluer la qualité et l’efficacité de la formation
- Faites une liste des points forts et des points à améliorer pour la prochaine fois!
